A mudança rumo à digitalização se tornou inevitável, ainda mais com a pandemia. Não à toa, prefeituras em todo o Brasil deram início aos seus programas de digitalização. Nesses processos, é fundamental trabalhar por uma transição rápida, mas tranquila e sem complicações tanto para a gestão pública quanto para os cidadãos. Como ocorreu no Paraná, na prefeitura de Jardim Alegre.
A prefeitura local conduziu uma transição em tempo recorde de processos antes presenciais e registrados em papel para um sistema remoto digital. E, com isso, registra economia de custos, mais facilidade para os cidadãos, além de qualificar os processos e o desempenho da administração pública.
O prefeito de Jardim Alegre, José Roberto Furlan, constata que a prefeitura ganhou mais agilidade, eficiência, produtividade e velocidade nos processos administrativos. Ele enfatiza que agora a prefeitura pode oferecer à população o conforto de acessar serviços em casa, sem necessidade de ter que ir à prefeitura, como antes. “A transição foi muito rápida. O previsto para completar todo o procedimento era de 4 a 5 meses, mas a ‘virada de chave’, que é o termo que usamos quando finalmente saímos de um sistema para o outro, ocorreu em apenas 45 dias”, explica o prefeito do município.
Por meio de licitação, a prefeitura de Jardim Alegre contratou o sistema desenvolvido pela empresa GOVERNANÇABRASIL -GOVBR. A companhia é especializada em soluções administrativas para a gestão pública.
O prefeito Furlan destacou que a transição para o meio digital foi realizada sem interrupção dos serviços públicos e vai gerar economia de gastos com papel, tinta e manutenção das impressoras. “Essas e outras economias fazem uma grande diferença”, afirma.
Migração não traumática
Para o Diretor de Mercado da GOVERNANÇABRASIL-GOVBR, Roberlei Cesar Fernandes, o objetivo da companhia é oferecer uma plataforma de alta qualidade técnica, e com acompanhamento de uma equipe de implementação qualificada para garantir agilidade e facilidade na transição. “Utilizamos as boas práticas de Gerenciamento de Projetos trazidas pelo Project Management Institute (PMI, sigla em inglês), a maior instituição de referência em gerenciamento de projeto no mundo. Dessa forma, nossas implantações possuem um escopo bem definido”, explica Roberlei.
As etapas para a implementação do projeto, segundo ele, são amplamente planejadas, o que garante um plano de projeto acordado com a prefeitura, e define papéis e responsabilidades claros. “Isso também facilita outras etapas, como o gerenciamento de risco”, diz. Ao longo do processo, também são realizadas reuniões de acompanhamento, que dão visibilidade ao andamento da implantação para o cliente, no caso, a prefeitura.
“Com a utilização de um planejamento estruturado, sabemos exatamente a melhor data para fazer a mudança dos sistemas. Com isso, as operações diárias da prefeitura não sofrem interrupções, como o atendimento ao cidadão, o pagamento dos salários dos colaboradores, as prestações de contas aos órgãos reguladores, dentre outras. E com as homologações, das bases de dados, feita em conjunto com o cliente, não ocorrem riscos de migração de informações divergentes e nem de perda de informações”, diz Roberlei Fernandes.
O prefeito José Roberto Furlan ressalta que o curto tempo de implementação em Jardim Alegre é resultado de um trabalho personalizado. “Conferimos a habilidade da GOVERNANÇABRASIL, que não deixou ficar nada para trás. Fiquei feliz com o processo. Transformamos em tempo recorde, a equipe se uniu, e ficou muito bem feito”, comemora.