A Rentcars, plataforma on-line de aluguel de carros que conecta pessoas a diversas locadoras no Brasil e em outros 160 países, digitalizou alguns processos da área de RH para oferecer mais facilidade e transparência aos colaboradores e, ao mesmo tempo, aumentar ainda mais o controle das atividades que envolvem gestão de benefícios e onboarding (contratação).
Sediada em Curitiba, a empresa, que possui mais de 300 colaboradores, queria acabar com os processos de benefícios e onboarding que eram feitos manualmente ou que rodavam em sistemas diferentes para centralizá-los em um único lugar.
O principal objetivo era dar mais visibilidade aos benefícios oferecidos pela empresa, tanto para funcionários quanto para os candidatos que recebem as propostas de trabalho.
Após avaliar algumas tecnologias, a Rentcars implementou a plataforma da HRtech Tutto, incluindo os módulos de gestão de benefícios flexíveis, onboarding e de atendimento interno. Segundo Kelly Schultz, analista de RH da companhia, com as informações descentralizadas, muitas vezes os colaboradores não sabiam detalhes de cada benefício disponível.
“As informações ficavam soltas nos canais convencionais de comunicação e se perdiam com o tempo. Houve casos em que os colaboradores não tinham conhecimento de tudo o que era oferecido como benefício”, lembra Kelly.
Depois da digitalização de processos, ficou mais fácil ver e entender tudo o que envolve a remuneração, não só do salário, mas de todo o pacote de benefícios. “Hoje, nossos colaboradores conseguem visualizar isso de forma mais clara”, afirma Kelly.
Ao acessar a plataforma de benefícios, os colaboradores podem pesquisar todas as opções que são oferecidas pela Rentcars e montar a sua cesta, de acordo com suas necessidades e momento de vida. “Ficou mais fácil ter informações sobre cada benefício e saber, por exemplo, se é extensivo ou não a dependentes”, explica Kelly.
A forma de interação para tirar dúvidas com a área de benefícios também foi otimizada. Agora, existe um canal digital próprio para envio de dúvidas, acabando com as inúmeras trocas de e-mails. Pela plataforma, podem ser enviadas perguntas e nela o usuário é avisado quando chega a resposta para continuar interagindo com o RH.
Pessoas no centro da gestão da empresa
Para Elisangela Puhl, cofundadora e diretora da startup de RH Tutto, ao dar mais visibilidade para os benefícios, a Rentcars reforça sua estratégia de colocar as pessoas no centro da gestão da empresa. “Além disso, quando o colaborador pensar em benefício, ele sabe onde pode encontrar dados e tirar dúvidas”.
Para a Rentcars, a tecnologia facilitou o trabalho do dia a dia dos gestores para administrar os processos. Exemplo disso é que a empresa aproveitou a flexibilidade da ferramenta da Tutto para aumentar as opções de planos de saúde que, anteriormente, abrangiam apenas um. Hoje, existem quatro opções para os colaboradores escolherem.
Por fim, a digitalização na Rentcars também beneficiou os candidatos selecionados. Hoje, todo o processo de onboarding é feito pela plataforma da Tutto. Os candidatos recebem uma mensagem em seus e-mails pessoais, acessam o sistema e lá podem ver e analisar a proposta de trabalho. Mais do que isso, também podem simular a montagem do pacote de benefícios e visualizar facilmente sua remuneração real (salário + benefícios).
“O novo funcionário já chega para a sua integração, no primeiro dia de trabalho, com todas as informações importantes de forma clara e transparente”, observa Kelly.
Após dar o aceite, o envio de documentação é realizado pelo mesmo canal. “O processo ficou mais seguro, eficaz e conveniente. Não solicitamos mais que os documentos sejam enviados por e-mail e todos ficam registrados na plataforma”, conclui Kelly.
O próximo passo da Rentcars, que, inclusive, já está em andamento, é integrar a plataforma da Tutto com o sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa para otimizar ainda mais os processos de RH.