O serviço de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), prestado pelo ICI à Prefeitura de Curitiba, alcançou a marca de 10 milhões de digitalizações no final de abril. “Dentre as maiores demandas estão a Secretaria de Finanças, que representa metade do total de documentos, e a Secretaria de Recursos Humanos, que já chegou a um milhão de digitalizações”, explica o coordenador de Serviços Continuados do Instituto, Vilson Luiz Horst.
Segundo a coordenadora do GED na secretaria de Finanças de Curitiba, Luiziana Schuck, o sistema colaborou para a agilidade na rotina de trabalho. “Antes da implantação da solução, levávamos até uma semana para encontrar um documento entre os arquivos, que passavam apenas por microfilmagem e muitas vezes não tinham legibilidade”, descreve. De acordo com a servidora, a facilidade de acesso e de visualização é essencial principalmente para atender solicitações do Tribunal de Contas.
Na Secretaria de Recursos Humanos, que atende diariamente outras secretarias com relação às informações da vida funcional dos servidores da Prefeitura, uma nova demanda foi criada recentemente. O decreto municipal 1808, que regulamentou a Lei da Ficha Limpa Municipal para exercício de cargos comissionados na prefeitura, exigiu o gerenciamento de um grande volume de material.
“Foi necessário arquivar nove tipos de certidões de todos os comissionados. Para isso, o ICI verificou a melhor maneira de catalogá-los e em um mês realizou o trabalho referente a mais de 4,5 mil documentos”, ressalta a gerente de gestão técnica da SMRH, Josiane Kretzchemer, lembrando que o trabalho deverá ser realizado anualmente, de acordo com a exigência legal. Ao todo, a SMRH realiza a gestão de documentos de mais de 30 mil servidores municipais com o apoio do sistema desenvolvido pelo ICI.
A execução minuciosa deste trabalho, aponta a gerente de gestão de documentos Leslie Ferreira, demonstra que o ICI é um prestador de serviços extremamente confiável. “Nunca houve extravio de materiais e nós ficamos surpresos com a agilidade de atendimento da equipe”, comenta.